Reorganisatie van de managementstructuur
Na de goedkeuring van de wijzigingsordonnantie en haar nieuwe statuten heeft BRUGEL haar beheersstructuur gereorganiseerd om te voldoen aan de nieuwe wettelijke prerogatieven. Een nieuwe intern gepromoveerde Nederlandstalige directeur (Régis Lambert - voorheen hoofd van de Dienst Hernieuwbare Energie) werd benoemd naast Pascal Misselyn (voormalig coördinator), die de nieuwe Franstalige directeur wordt. Naast deze wijziging maakte het nieuwe statuut, dat op 8 december 2022 in werking trad, ook de weg vrij voor de statutarisering van het BRUGEL-personeel. “Intern werd de volgorde van de statutarisering besproken om bepaalde criteria te bepalen, zoals anciënniteit, taalrol, graden, enz. ”, legt Ariane Jablonka uit, hoofd van de ondersteunende diensten. “Het doel is dat deze statutarisering de evenredigheid respecteert door geen enkele graad (A, B of C) of geslacht te bevoordelen boven andere.”
Collaboratief management
Hoewel BRUGEL nu een “tandem”-management heeft, is de managementstructuur niet opgedeeld in compartimenten. “Ondanks onze tweeledige directie, is het doel van BRUGEL te beschikken over echt multidisciplinaire teams die alle aspecten van onze opdracht als gewestelijke regulator kunnen beheren: technische ontwikkeling van de netwerken, energietransitie, tarifering, juridische aspecten, sociaaleconomische zaken, enz. Dit geldt zowel voor de energie- als de watersector”, aldus Ariane Jablonka.
Deze structuur stimuleert de autonomie en de transversale dynamiek die de interactie tussen de verschillende diensten bevordert. “Wij zijn altijd al voorstander geweest van een vorm van collaboratief management die afstapt van het hiërarchische topdownmodel” benadrukt ze verder. “Ook al worden de afdelingen geleid door verantwoordelijken, het soort beheer dat wij voorstaan is vooral gebaseerd op het initiatief, de creativiteit en de verantwoordelijkheid van elk individu. Aangezien van onze mensen wordt gevraagd dat zij zich voortdurend aanpassen aan veranderende situaties, is dit model veel doeltreffender. ”
Nieuwe aanwervingen
Om tegemoet te komen aan de maatschappelijke eisen die voortvloeien uit de crisis en de uitdagingen van de energietransitie, heeft BRUGEL haar teams in 2022 verder versterkt. “Tussen februari en oktober hebben we zeven nieuwe aanwervingen gedaan, waarvan vijf voor nieuw gecreëerde functies” legt Ariane Jablonka uit. “We zijn in minder dan een jaar tijd van 35 naar 40 personeelsleden gegaan. Omdat wij onze middelen eveneens optimaal willen benutten en vooruitzichten willen bieden aan al onze personeelsleden, blijven wij voorrang geven aan interne bevorderingen. In die geest aarzelen wij niet om te investeren in de opleidingen die onze personeelsleden wensen te volgen.”
Het nieuwe personeelsplan van BRUGEL voor 2023, dat eind 2022 werd opgesteld, wordt momenteel voor advies aan de minister voorgelegd. Dit plan omvat een lichte toename van het aantal medewerkers. “Ons personeelsbestand zal groeien van 40 naar 42 mensen, plus drie optionele posten met contracten van bepaalde duur. De bijkomende posten met CBD zullen worden overgeheveld naar de Dienst Socio-economische zaken. Sinds de crisis zijn de aanvragen voor het statuut van beschermde klant toegenomen en BRUGEL wil ze zo efficiënt mogelijk kunnen behandelen.”
Reporting over opleidingen
De hr-afdeling van BRUGEL is ervan overtuigd dat een permanente opleiding de motivatie en de prestaties van de medewerkers kan verbeteren. “Wat betreft de opleiding die onze medewerkers kunnen volgen, zien we dat professionele prestaties intern een aanzienlijke en positieve impact ondervinden” benadrukt Ariane Jablonka. “In 2022 hebben we al onze opleidingsactiviteiten gestructureerd door reportings te ontwikkelen voor de directie en de raad van bestuur. Onze hr-adviseur heeft hiervoor een speciaal bestand opgezet, waarmee het mogelijk is om te monitoren per categorie, rang, type opleiding, enz.”
Terugkeer naar meer “flexibel” telewerken
In 2021 leidde de COVID-gezondheidscrisis tot een echte paradigmaverschuiving binnen BRUGEL. Telewerken, dat vroeger beperkt was tot twee dagen per week, werd de norm. In 2022 werd opnieuw een flexibelere telewerkregeling ingevoerd. “BRUGEL heeft aanvullingen op de arbeidsovereenkomsten opgesteld die bepalen dat de werknemers minstens twee dagen per week op kantoor aanwezig moeten zijn” , legt Ariane Jablonka uit. “Afhankelijk van de behoeften en prerogatieven van elk individu kunnen zij dus profiteren van twee of drie dagen telewerken. Om de flexibiliteit van de formule te optimaliseren, is in de teksten bepaald dat de werkzaamheden op kantoor 40% van de gewerkte tijd moeten uitmaken. Het is dus niet uitgesloten dat een werknemer ervoor kiest om één week thuis te werken en dit de week daarop te compenseren door te kiezen voor vier dagen werken op kantoor. ”
Voorbeeldig begrotingsbeheer
De gewestelijke regulator is in principe autonoom, onafhankelijk en onpartijdig, zonder ministeriële voogdij. In die geest streeft BRUGEL naar een strikt en voorbeeldig begrotingsbeheer. “BRUGEL is enkel verantwoording verschuldigd aan het Brussels parlement”, benadrukt Ariane Jablonka. “Deze ruime autonomie in ons budgettair en boekhoudkundig beheer vereist dat we ons volledig aan alle geldende regels houden. We moeten daarom transparant zijn over wat we doen met het overheidsgeld. Daarom hebben wij een speciale transparantiepagina op onze website. Deze pagina somt onze studies en publicaties op, vermeldt overheidsopdrachten en geeft informatie over de transparantie van mandaten ten opzichte van onze raad van bestuur.”
Als regulerende instantie is BRUGEL niet strikt onderworpen aan alle voorschriften van de omzendbrief over de begroting. Zij brengt de regering echter wel regelmatig op de hoogte van al haar financiële bewegingen en leeft de wetgeving inzake overheidsopdrachten nauwgezet na. “Ook al zijn we niet verplicht de inspecteur van financiën om advies te vragen over onze overheidsopdrachten, we laten het nooit na”, zo voegt ze er nog aan toe. Deze procedure versterkt onze benadering van transparantie. Enerzijds geeft het ons de zekerheid dat onze opdrachten aan de regels voldoen. Anderzijds geeft het onze raad van bestuur de zekerheid dat alles volgens de normen gebeurt.”
Het jaarlijkse begrotingsvoorstel wordt gezamenlijk opgesteld door de algemene diensten (boekhouding en begroting) en de andere diensten van BRUGEL en voorgelegd aan de raad van bestuur, die het valideert. “Zodra dit voorstel is gevalideerd, wordt het ter informatie naar de minister voor energie gestuurd”, legt Ariane Jablonka uit. “Met respect voor de onafhankelijkheid van de regulator ten opzichte van de regering wordt ons begrotingsvoorstel vervolgens aan het parlement overgemaakt, dat over onze begroting heeft gestemd. ”
Met een vastleggingspercentage van 95% en een vereffeningspercentage van 92% in 2022 heeft BRUGEL een zeer bevredigende betalingsratio bereikt. “Waarschijnlijk hadden we het beter kunnen doen als het gewest ons - vanwege de crisis - niet had gevraagd om het vereffeningspercentage te verlagen om de uitgaven te beperken” , benadrukt ze. “Afgezien van deze beschouwingen, is het belangrijk te preciseren dat onzeraad van bestuur ons vraagt spaarzaam om te gaan met onze financiële middelen. Ons doel is niet om ons budget voor 100% te benutten, maar om het maximale te doen met de middelen die ons ter beschikking staan!”
Digitalisering van de processen
Met ingang van 2019 heeft BRUGEL de digitalisering van haar volledige boekhouding ter hand genomen. Deze paradigmaverschuiving vereiste de digitalisering van alle processen en documenten.
“De meeste van onze processen zijn nu volledig gedigitaliseerd” , zegt Ariane Jablonka. “En voor de goedkeuring van facturen zijn elektronische handtekeningen nu de norm geworden. Vandaag kunnen al onze IT-modules aan elkaar worden gekoppeld, altijd met manuele tussenkomst ter ondersteuning.”Om de administratieve en boekhoudkundige procedures te optimaliseren, was BRUGEL een van de eerste gewestelijke instanties die haar leveranciers een elektronische facturering oplegde. “In 2020 zaten we aan 37% elektronische facturen,” legt ze uit. “In 2021 zijn we gestegen naar 55% en in 2022 zullen we uiteindelijk 52% bereiken. Om deze cijfers te behalen hebben wij hard gewerkt aan de communicatie en hebben wij al onze dienstverleners individueel benaderd om hen te vragen de voorkeur te geven aan elektronische mailings. ”
BEROEP DOOR BRUGEL
In 2022 wilde de Brusselse regulator zijn functionele en budgettaire onafhankelijkheid bevestigen. Hij heeft ook getracht zijn prerogatieven met betrekking tot zijn bevoegdheden inzake tarieven en ontwikkelingsplannen te versterken.
Daartoe heeft BRUGEL twee beroepen ingesteld, één bij de Raad van State en één bij het Grondwettelijk Hof.
- Het eerste, ingediend bij de Raad van State, beoogt de nietigverklaring van sommige bepalingen van het besluit “begrotingscontrole”, dat ingrijpt in het begrotingsbeheer van BRUGEL. BRUGEL meent dat deze tekst in strijd is met de Europese richtlijn, die de totale onafhankelijkheid van de regulator in zijn begrotingsbeheer vastlegt.
- Het tweede, dat voor het Grondwettelijk Hof werd ingediend, betreft twee van onze prerogatieven:
- Allereerst betwist BRUGEL de in de Brusselse ordonnantie beschreven tariefrichtlijnen, die zo nauwkeurig zijn dat ze de speelruimte van BRUGEL bij de vaststelling van de distributietarieven inperken;
- Wat het gedeelte over de ontwikkelingsplannen betreft, stelt BRUGEL, in het licht van haar interpretatie van de Europese richtlijn, dat de gewestelijke regulator een bindend advies heeft ten aanzien van de operatoren. Hij moet dus de DNB kunnen vragen zijn ontwikkelingsplan te wijzigen. Voor BRUGEL is deze bindende dimensie niet omgezet in de Brusselse ordonnantie. De regulator heeft daarom het Grondwettelijk Hof gevraagd deze bevoegdheid te bevestigen.
Het vastleggingspercentage is in 2022 opgelopen tot 95%. De 5% onderbenutting komt door:
- een daling van de personeelskosten als gevolg van de vertraging bij de statutarisering en meerdere afwezigheden van lange duur,
- de kosten voor onderhoud van de IT-tool voor beheer van de groenestroomcertificaten die voornamelijk werden overschat als gevolg van de afwezigheid van lange duur van een VTE. Als gevolg van deze afwezigheid is er vertraging opgelopen met de updates van de tool.
Het vereffeningspercentage is 92%. De 8% onderbenutting komt vooral door:
- de daling van de personeelskosten als gevolg van de vertraging bij de statutarisering en meerdere afwezigheden van lange duur,
- BRUGEL heeft ook deelgenomen aan de gezamenlijke besparingsinspanning van het Gewest als gevolg van de energiecrisis en de covid-crisis. De laatste schijf van zowel de dotatie voor energie als de dotatie voor water werd niet betaald waardoor sommige vereffeningen werden overgedragen naar 2023.
De controle door het Rekenhof zal plaatsvinden tijdens de maand mei 2023. De jaarrekeningen van BRUGEL en de bijlagen ervan werden voor 30/04/2023 toegestuurd aan het parlement en de regering, evenals aan het Rekenhof en aan de Gewestelijke Boekhouder.